Wenn kein Kassenplatz frei ist, endet die Suche nicht zwangsläufig
Sie haben in der Sprechstunde gehört, dass eine Psychotherapie sinnvoll ist. Dann haben Sie angefangen zu telefonieren. Anrufbeantworter, Wartelisten, ein “wir nehmen frühestens im nächsten Jahr wieder auf”. Nach zwanzig Versuchen ist die Diagnose dieselbe, der Therapieplatz aber weiterhin nicht in Sicht.
Für genau diese Lage gibt es einen gesetzlichen Weg: die Kostenerstattung nach § 13 Abs. 3 SGB V. Sie verpflichtet Ihre gesetzliche Krankenkasse, eine Behandlung in einer Privatpraxis zu bezahlen, wenn sie selbst keinen zeitnahen Kassenplatz stellen kann. Der Anspruch steht im Gesetz. Durchgesetzt wird er über Dokumentation, und daran scheitern die meisten Anträge.
Dieser Text erklärt, wann der Anspruch besteht, wie der Antrag aufgebaut sein muss, welche Fristen laufen und was Sie tun können, wenn die Kasse ablehnt. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Was die Kostenerstattung ist
§ 13 Abs. 3 Satz 1 SGB V ist kurz: Konnte die Krankenkasse eine unaufschiebbare Leistung nicht rechtzeitig erbringen oder hat sie eine Leistung zu Unrecht abgelehnt, und sind Ihnen dadurch für die selbst beschaffte Leistung Kosten entstanden, sind diese “in der entstandenen Höhe zu erstatten, soweit die Leistung notwendig war”.
Übersetzt: das Sachleistungsprinzip der gesetzlichen Krankenversicherung kippt in einen Geldanspruch, sobald das System die Leistung nicht liefert. Sie organisieren die Behandlung selbst, die Kasse zahlt.
Zwei Abgrenzungen, die in der Praxis wichtig sind.
Absatz 3 ist nicht Absatz 2. Absatz 2 ist die frei gewählte Kostenerstattung, ein Wahltarif, bei dem die Kasse Verwaltungskosten abziehen darf. Ihr Fall ist Absatz 3, das Systemversagen. Dort wird ohne diese Abschläge erstattet. Wenn eine Sachbearbeiterin von Abzügen spricht, lohnt die Nachfrage, über welchen Absatz sie eigentlich redet.
Die Reform von 2017 hat den Weg nicht abgeschafft. Manche Kassen argumentieren, mit Sprechstunde, Akutbehandlung und Terminservicestelle gebe es die Kostenerstattung nicht mehr. Das trifft nicht zu. Die Terminservicestelle vermittelt Sprechstunde, Akutbehandlung und probatorische Sitzungen, nicht aber die eigentliche Richtlinientherapie. Solange die ausbleibt, besteht das Systemversagen fort. Das Landessozialgericht Berlin-Brandenburg hat 2025 ausdrücklich festgehalten, dass die Terminservicestelle “keine Psychotherapieplätze” vermittelt.
Wer Anspruch hat: vier Voraussetzungen, die zusammenkommen müssen
1. Sie sind gesetzlich krankenversichert. Für privat Versicherte gilt ein anderer Weg, dazu weiter unten mehr.
2. Die Behandlung ist notwendig und nicht weiter aufschiebbar. Belegt wird das über das Formular PTV 11 aus der psychotherapeutischen Sprechstunde, ergänzt um eine ärztliche Bescheinigung der Dringlichkeit. Eine begriffliche Klarstellung, weil sie oft durcheinandergeht: PTV 11 ist die Individuelle Patienteninformation mit Verdachtsdiagnose und Behandlungsempfehlung. Der Konsiliarbericht ist ein anderes Dokument (Muster 22), und PTV 12 ist die Anzeige einer Akutbehandlung. Für den Antrag brauchen Sie PTV 11.
3. Es liegt Systemversagen vor. Kein zeitnaher, in zumutbarer Entfernung erreichbarer Kassenplatz für die Richtlinientherapie. Das ist der Punkt, an dem Anträge gewonnen und verloren werden, und er bekommt unten einen eigenen Abschnitt.
4. Die behandelnde Person erfüllt § 95c SGB V. Approbation plus Fachkunde in einem Richtlinienverfahren, also Verhaltenstherapie, tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie, analytische Psychotherapie oder Systemische Therapie. Heilpraktiker:innen für Psychotherapie, Coaches und Berater:innen sind ausgeschlossen, das hat das Bundessozialgericht 2016 entschieden. Wenn Sie sich unsicher sind, welches Verfahren zu Ihnen passt, hilft der Überblick zur Verhaltenstherapie als Einstieg.
Alle vier müssen vorliegen. Fehlt eines, ist der Antrag angreifbar.
Systemversagen nachweisen: der Teil, der wirklich zählt
Die Kasse prüft nicht Ihr Leiden, sie prüft Ihre Unterlagen. Deshalb ist die Dokumentation der erfolglosen Suche das Kernstück.
Wie viele Praxen es sein müssen, steht in keinem Gesetz. Aber die Gerichte, die überhaupt eine Zahl nennen, liegen bei 20. Das Landessozialgericht Hamburg hat 2022 formuliert, eine Versorgungslücke könne vorliegen, wenn “jedenfalls 20” niedergelassene Therapeut:innen ergebnislos kontaktiert und das nachgewiesen wurde. Das Landessozialgericht Berlin-Brandenburg spricht von “der im Normalfall für zumutbar gehaltenen Zahl von 20 erfolglosen Anfragen”.
Rechnen Sie also mit 20 als Arbeitsziel, nicht mit fünf. Und sehen Sie die Zahl nicht als Schwelle, ab der Sie aufhören dürfen: dokumentiert wird weiter, bis Sie eine Zusage haben.
Pro Praxis brauchen Sie mindestens zwei Kontaktversuche an verschiedenen Tagen über mindestens zwei Kanäle, Telefon zwingend darunter. Das Landessozialgericht Berlin-Brandenburg hat 2025 klargestellt: “Eine Beschränkung auf einmalige Anrufe und Nachrichten auf Anrufbeantwortern oder einmalige Emails ist nicht ausreichend.” Eine reine E-Mail-Runde reicht nicht.
In jede Zeile gehören Praxisname und Anschrift, Datum, Uhrzeit, Kanal, mit wem Sie gesprochen haben, das Ergebnis und die genannte Wartezeit. Und, das wird gern vergessen, die konkret angefragte Leistung. Verlangt ist die Angabe, welche Therapie Sie angefragt haben, also “Richtlinientherapie, Verhaltenstherapie”, nicht “ein Termin”. Automatische Absage-Mails mit erkennbarem Datum sind ein guter Beleg für den einzelnen Kontakt, ersetzen aber den telefonischen Versuch nicht.
Beziehen Sie die Terminservicestelle ein. Rufen Sie die 116 117 an und protokollieren Sie das, am besten zweimal: einmal ohne und einmal mit dem Vermittlungscode aus Ihrem PTV 11. Ohne PTV 11 mit Code besteht dort gar kein Vermittlungsanspruch. Wichtig zu wissen: die Terminservicestelle vermittelt eine Akutbehandlung binnen zwei Wochen und probatorische Sitzungen in der Regel binnen fünf Wochen. Eine laufende Richtlinientherapie vermittelt sie nicht.
Fragen Sie außerdem Ihre Kasse vorher schriftlich, wie viele dokumentierte Absagen sie verlangt, und nehmen Sie die Antwort zur Akte. Wenn Sie die selbst genannte Zahl erfüllen, ist eine spätere Ablehnung mit “zu wenig gesucht” schwer zu halten.
Zur Wartezeit, und hier steht oft das Gegenteil im Netz: eine Wartezeit von bis zu drei Monaten gilt nach der Rechtsprechung im Normalfall noch als zumutbar. Eine feste Grenze, ab der es unzumutbar wird, gibt es nicht, und höchstrichterlich festgelegt ist gar nichts. Bei einer akuten und schweren Erkrankung sind dagegen ausdrücklich nur deutlich kürzere Wartezeiten zumutbar. Praktische Folge: Ihr Argument liegt in der dokumentierten Schwere und Dringlichkeit, in PTV 11 und in der ärztlichen Bescheinigung, nicht in der Zahl der Wochen. Wie sich die Wartezeiten bundesweit entwickeln, steht im Beitrag zu den Wartezeiten in der Psychotherapie.
Schritt für Schritt zum Antrag
Schritt 1: Psychotherapeutische Sprechstunde wahrnehmen
Seit 2017 ist die Sprechstunde die Pflichtvorstufe jeder Richtlinientherapie. Sie können sie bei jeder Psychotherapeut:in mit Kassensitz wahrnehmen oder sich über die 116 117 vermitteln lassen. Sie nehmen daraus das PTV 11 mit: Verdachtsdiagnose, vorläufiger Befund, Behandlungsempfehlung, gegebenenfalls ein Dringlichkeitscode. Ohne dieses Formular hat ein Antrag kaum Aussicht.
Schritt 2: Die erfolglose Suche dokumentieren
Das Absagen-Protokoll nach dem Raster oben. Legen Sie es als Tabelle an und pflegen Sie es fortlaufend, nicht rückwirkend aus dem Gedächtnis. Sammeln Sie parallel die Belege: E-Mails, Screenshots von Online-Anfragen, Notizen zu Telefonaten mit Datum und Uhrzeit.
Schritt 3: Eine Privatpraxis suchen und sich bestätigen lassen
Sie brauchen eine approbierte Psychotherapeut:in mit Fachkunde, die zeitnah beginnen kann. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen, inklusive Fachkunde und frühestem Behandlungsbeginn. Die Suche ist bei einer Behandlung per Video nicht auf Ihren Wohnort beschränkt, was den Kreis erheblich vergrößert. Was dabei zu beachten ist, steht auf unserer Seite zur Online-Psychotherapie.
Klären Sie im selben Gespräch die Abrechnung. Psychotherapeut:innen in Privatpraxis rechnen nach der Gebührenordnung für Ärzte ab, üblicher Maßstab ist der 2,3-fache Satz. Vor der ersten Sitzung muss die Praxis Sie schriftlich wirtschaftlich aufklären, also darüber informieren, auf welcher Grundlage abgerechnet wird und dass ein Restbetrag bei Ihnen bleiben kann. Verlangen Sie diese Aufklärung aktiv, wenn sie nicht von selbst kommt.
Schritt 4: Den Antrag stellen, bevor die Behandlung beginnt
Der Antrag geht von Ihnen aus, formlos und schriftlich, mit ausdrücklichem Bezug auf § 13 Abs. 3 SGB V. Hinein gehören:
- das Anschreiben mit der Bitte um Kostenübernahme,
- das PTV 11 aus der Sprechstunde,
- das Absagen-Protokoll mit den Belegen,
- die Bestätigung der Privatpraxis über Aufnahmebereitschaft, Fachkunde und Honorar,
- bei akuter Symptomatik eine ärztliche oder psychotherapeutische Bescheinigung der Dringlichkeit.
Schicken Sie das Ganze per Einschreiben oder über das Portal Ihrer Kasse mit Eingangsbestätigung, und behalten Sie eine vollständige Kopie.
Schritt 5: Auf die schriftliche Zusage warten
Das klingt banal und ist der häufigste Totalverlustgrund. Solange keine Entscheidung vorliegt, gilt: kein Behandlungsvertrag, keine Terminbuchung, keine Zahlungsverpflichtung. Das Bundessozialgericht hat 2021 in einem Psychotherapiefall einen Anspruch über 4.406,36 Euro abgewiesen, weil die Klägerin schon vor der Antragstellung zwei Termine mit der Privatbehandlerin vereinbart hatte. Juristisch heißt das Vorfestlegung: wer sich vorher bindet, kann die Kosten schwer noch auf das Versagen der Kasse zurückführen.
Die Reihenfolge lautet deshalb: dokumentieren, beantragen, warten, dann behandeln.
Schritt 6: Behandlung beginnen und Rechnungen einreichen
Mit der Zusage kann es losgehen. Die Praxis stellt Ihnen Rechnungen aus, Sie reichen sie bei Ihrer Kasse ein und bekommen das Geld erstattet. Eine Direktabrechnung zwischen Kasse und Praxis gibt es in diesem Verfahren nicht: Rechnungsempfängerin sind Sie. Möglich ist, den Erstattungsanspruch an die Praxis abzutreten, dann fließt das Geld direkt dorthin, am Betrag ändert das nichts.
Bewilligt wird meist in Stufen: erst die probatorischen Sitzungen, dann das Therapiekontingent. Eine Kurzzeittherapie umfasst zweimal zwölf Sitzungen, zusammen also höchstens 24, bevor sie in eine Langzeittherapie umgewandelt wird. Denken Sie an den zweiten Antrag. Er wird häufig vergessen, und ohne ihn ist alles nach der Probatorik unbezahlt.
Fristen, und was der Fristablauf nicht bedeutet
Die Kasse muss zügig entscheiden: in der Regel innerhalb von drei Wochen, bei Einschaltung des Medizinischen Dienstes innerhalb von fünf Wochen (§ 13 Abs. 3a SGB V). Für die Probatorik gilt üblicherweise die kürzere, für die anschließende Therapie die längere Frist.
Verstreicht die Frist ohne Entscheidung, verbessert das Ihre Position, und Sie sollten die Kasse schriftlich unter Hinweis auf § 13 Abs. 3a an die Entscheidung erinnern.
Was Sie dagegen häufig lesen und was so nicht stimmt: dass die Therapie nach Fristablauf automatisch als genehmigt gilt. Das Bundessozialgericht hat diese Rechtsprechung 2020 aufgegeben. Die Genehmigungsfiktion verschafft keinen Therapieplatz und keinen eigenständigen Leistungsanspruch, sie ist ein zusätzliches Argument, nicht die tragende Grundlage. Beginnen Sie die Behandlung deshalb weiterhin erst mit der schriftlichen Zusage.
Wenn die Kasse ablehnt
Eine erste Ablehnung ist häufig und kein Endpunkt. Sie haben einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids Zeit für einen schriftlichen Widerspruch. Diese Frist ist hart: ein verspäteter Widerspruch ist verloren, unabhängig davon, wie gut Ihre Sache ist. Beachten Sie dabei, dass ein per Post verschickter Bescheid am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben gilt, nicht an dem Tag, an dem Sie ihn aus dem Briefkasten holen.
Im Widerspruch gehen Sie den Ablehnungsgrund Satz für Satz durch und legen nach, was gefehlt hat. Hilft das nicht, bleiben der Weg zum Sozialgericht, die Aufsichtsbehörde und die Patientenbeauftragte der Bundesregierung. Eine ausführlichere Strategie für die zweite Runde steht unter Kostenerstattung trotz Ablehnung.
Was Kassen sagen, und was davon stimmt
“Seit der Reform 2017 gibt es die Kostenerstattung nicht mehr.” Falsch. Sprechstunde und Terminservicestelle haben am Anspruch nichts geändert.
“Gehen Sie zur Terminservicestelle, die vermittelt Ihnen etwas.” Sie vermittelt Sprechstunde, Akutbehandlung und Probatorik, keine Richtlinientherapie. Der Verweis ersetzt keinen Therapieplatz.
“Sie haben nicht genug gesucht.” Deshalb 20 Praxen mit je mindestens zwei Kontaktversuchen, beide Läufe über die Terminservicestelle protokolliert, und die schriftliche Vorabfrage bei der Kasse.
“Wir erstatten nur den Kassensatz.” Bei einem Antrag nach § 13 Abs. 3 sind die Kosten in der entstandenen Höhe zu erstatten, soweit die Leistung notwendig war. Eine pauschale Deckelung auf Kassensätze ist ein klassischer Widerspruchsgrund.
“Drei Monate Wartezeit sind Ihnen zumutbar.” Das stimmt im Normalfall tatsächlich. Bei einer akuten und schweren Erkrankung gilt es ausdrücklich nicht, und genau dort liegt Ihr Argument.
“Wir haben Ihnen doch eine Therapeutin genannt.” Fragen Sie dort schriftlich nach dem frühesten Termin für den Therapiebeginn, nicht für ein Erstgespräch. Kommt kein zeitnaher Termin zustande, ist auch das dokumentiertes Systemversagen.
Die häufigsten Fehler
Der teuerste Fehler ist die frühe Bindung: eine Terminbuchung oder ein Behandlungsvertrag, bevor die Zusage da ist. Danach kommt die dünne Dokumentation. Fünf Anrufe ohne schriftliche Spur, ohne Uhrzeit und ohne die konkret angefragte Leistung tragen vor keiner Kasse.
Ähnlich häufig: der Antrag ohne vorherige Sprechstunde, weil dann das PTV 11 und damit der formale Nachweis der Notwendigkeit fehlt. Und das Vertrauen darauf, dass nach Fristablauf schon alles genehmigt sei.
Zwei Fehler passieren erst später im Verfahren. Nach der bewilligten Probatorik braucht das Therapiekontingent eine eigene Entscheidung, dieser zweite Antrag geht oft unter. Und wer die wirtschaftliche Aufklärung nicht verlangt, erfährt von einem Restbetrag erst, wenn die Rechnung schon geschrieben ist.
Gesetzlich oder privat versichert
Die Kostenerstattung nach § 13 Abs. 3 SGB V ist ein Instrument der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie setzt voraus, dass die vertragsärztliche Versorgung versagt, und deshalb existiert sie in der privaten Krankenversicherung nicht.
Als privat versicherte Person rechnen Sie ohnehin privat ab. Sie brauchen kein Systemversagen nachzuweisen, dafür richtet sich die Erstattung nach Ihrem Tarif, und viele Tarife verlangen vor Beginn der Therapie eine Genehmigung. Wie der Ablauf dort aussieht, steht im Beitrag zum Ablauf für Privatversicherte. Beihilfeberechtigte kombinieren Beihilfe und Resttarif und stellen in der Regel zwei Anträge.
Wie lange das dauert
Rechnen Sie mit drei bis fünf Wochen für die Entscheidung der Kasse, plus der Zeit für Sprechstunde und Absagen-Protokoll. Realistisch sind das insgesamt einige Wochen bis wenige Monate, je nachdem, wie schnell Sie an einen Sprechstundentermin kommen und wie zügig Sie dokumentieren.
Zur Einordnung: bundesweit vergehen laut Bundespsychotherapeutenkammer im Schnitt rund 142 Tage von der Sprechstunde bis zum Beginn einer Richtlinientherapie. Gemessen daran ist die Kostenerstattung trotz ihres bürokratischen Aufwands oft der schnellere Weg.
Alternativen, wenn das Verfahren nicht passt
Terminservicestelle 116 117. Für Sprechstunde, Akutbehandlung und probatorische Sitzungen der schnellste Zugang. Eine Akutbehandlung kann eine Krise überbrücken, ersetzt aber keine Richtlinientherapie.
Selbstzahlerin sein. Wer die Kosten selbst tragen kann, spart sich das gesamte Antragsverfahren und beginnt sofort. Was eine Behandlung kostet, steht in der Übersicht zur Kostenübernahme und auf der Seite für Selbstzahler:innen.
Online-Psychotherapie. Eine Behandlung per Video bei einer approbierten Psychotherapeut:in ist für viele Störungsbilder gut belegt und macht die Suche unabhängig vom Wohnort. Genau das ist unser Angebot bei Therapy Lift: echte approbierte Therapeut:innen per Video, kein Chatbot, keine Selbsthilfe-App, keine KI, gehostet in Deutschland. Für die Videosprechstunde liegt uns seit dem 11. August 2026 die KBV-Zertifizierung Teil 1 zur IT-Sicherheit vor. Details finden Sie auf der Seite zur Online-Psychotherapie.
Beratungsstellen. Caritas, Diakonie und AWO bieten kurzfristige Gespräche an, die stabilisieren können, solange die Therapie noch nicht läuft.
Häufige Fragen
Wer hat Anspruch auf Kostenerstattung für Psychotherapie?
Anspruch nach § 13 Abs. 3 SGB V haben gesetzlich Versicherte, bei denen vier Bedingungen zusammenkommen: eine Psychotherapie ist medizinisch notwendig und nicht weiter aufschiebbar, es ist nachweislich kein zeitnaher Kassenplatz in zumutbarer Entfernung zu bekommen, der Antrag wird vor Behandlungsbeginn gestellt, und die behandelnde Person ist approbiert und hat eine Fachkunde in einem Richtlinienverfahren nach § 95c SGB V. Fehlt eine dieser Bedingungen, lehnt die Kasse in der Regel ab.
Wie lange dauert das Kostenerstattungsverfahren?
Die Krankenkasse muss innerhalb von drei Wochen entscheiden, mit Gutachten des Medizinischen Dienstes innerhalb von fünf Wochen (§ 13 Abs. 3a SGB V). Dazu kommt die Zeit, die Sie vorher für die psychotherapeutische Sprechstunde und für die Dokumentation der erfolglosen Therapieplatzsuche brauchen, realistisch mehrere Wochen. Zum Vergleich: bundesweit vergehen laut Bundespsychotherapeutenkammer im Schnitt rund 142 Tage von der Sprechstunde bis zum Therapiebeginn.
Was kann ich tun, wenn die Krankenkasse die Kostenerstattung ablehnt?
Sie können innerhalb eines Monats nach dem Bescheid schriftlich Widerspruch einlegen. Die Frist ist zwingend, ein verspäteter Widerspruch ist unabhängig von der Sache verloren. Erstablehnungen sind häufig und beruhen meist auf lückenhafter Dokumentation der Therapieplatzsuche oder auf Begründungen der Kasse, denen sich sachlich widersprechen lässt. Bleibt es bei der Ablehnung, stehen der Weg zum Sozialgericht und eine Aufsichtsbeschwerde offen.
Gilt die Kostenerstattung auch für privat Versicherte?
Nein. Das Kostenerstattungsverfahren nach § 13 Abs. 3 SGB V ist ein Instrument der gesetzlichen Krankenversicherung und setzt ein Versagen der vertragsärztlichen Versorgung voraus. Privat Versicherte rechnen ohnehin privat ab und reichen die Rechnung nach ihrem Tarif bei der Versicherung ein. Sie brauchen kein Systemversagen nachzuweisen, aber je nach Tarif eine vorherige Genehmigung der Versicherung.
Muss ich einen Eigenanteil zahlen?
Nach § 13 Abs. 3 sind die Kosten in der entstandenen Höhe zu erstatten, soweit die Leistung notwendig war. In der Praxis kürzen Kassen Rechnungen aber uneinheitlich, sodass ein Restbetrag bleiben kann. Deshalb ist die schriftliche wirtschaftliche Aufklärung durch die Praxis vor Behandlungsbeginn wichtig, und deshalb lohnt es sich, gegen Kürzungen Widerspruch einzulegen.
Zahlt die Kasse auch eine Behandlung per Video?
Das Format ist kein eigenes Kriterium. Entscheidend ist, dass die behandelnde Person approbiert ist und die Fachkunde in einem Richtlinienverfahren hat. Klären Sie im Zweifel vorab schriftlich mit Ihrer Kasse, ob sie die Behandlung im Videosetting anerkennt, und legen Sie die Bestätigung der Praxis dem Antrag bei.
Akute Krise? Wenn Sie in einer akuten Notlage sind, wenden Sie sich bitte sofort an die Telefonseelsorge (0800 111 0 111 oder 0800 111 0 222, kostenfrei, rund um die Uhr) oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117. Bei Lebensgefahr: 112.
